Projektmenedzsment dilemmák: Lehetséges ma egy projektet határidőre és tervezett költségkereten belül megvalósítani?

Min csúszik el a legtöbb projekt? Hogyan maradhatunk határidőn és költségkereten belül? Mik a sikeres projektmenedzsment legfontosabb tényezői a jó módszertan mellett? És milyen egy gyakorlatias és interaktív projektmenedzser képzés?

Interjú Török Zoltánnal, a WIFI Hungária trénerével, aki több mint 20 éves projektvezetői gyakorlattal és tanácsadói tapasztalattal rendelkezik.

Ez annak a kérdése, hogyan tervezzük meg. Annál jobban lehet ezeket tartani, minél inkább beleraktuk a projektbe azokat a tartalékokat, amelyek teljesen reálisak.
Általában azt a várható középállapotot szokták beírni a projekttervbe, amire számítanak. Nem veszik figyelembe a kezdeti tervezéskor, hogy rengeteg változás lehet menet közben. A környezet sosem állandó, és születhetnek új ötletek is. Az agilis működés mindezt figyelembe veszi, és a projekt folyamatosan változik, de a hagyományos modellben, amit a legtöbb cég még használ, a módosításokra korlátozott a lehetőség.
Így bármilyen változás lesz, az túlcsúsztathatja a tervet, és rohanunk utána, hátha utolérjük magunkat és be tudjuk hozni a késést vagy a költségtúllépést, és mindenki teljesen stresszes.

Ezen csúszik el a legtöbb projekt, hogy a puffereket nem tervezzük be?

Ez az egyik dolog. Már az elején egy nagyobb puffert be kell tervezni, hiszen tudjuk, hogy mindig van változás, és lesznek problémák, melyeket meg kell oldani. Amikor már részletesen kidolgoztuk a projektet, és megvan, hogy kinek, mit, mikor, mennyi időráfordítással és hogyan kell csinálnia, akkor is legyen a tervben 15-20% tartalék.
Időben és pénzben is!
A kockázatkezelést pedig a tervezési folyamat végére tegyük, annak érdekében, hogy akkor ránézve a teljes folyamatra, lássuk, hol vannak benne kockázati pontok. Ezeknek a lehetséges problémáknak a megoldására építsünk be tartalékokat és kockázatkezelési lépéseket. Például több megbeszélés kell valamire, vagy alaposabb átnézés, vagy hosszabb idő, mint amit eredetileg gondoltunk, mert látjuk, hogy ott van egy időbeli kockázat.
Tegyük hozzá azt a plusz időt, és úgy véglegesítsük a tervet! Így fogadtassuk el a menedzsmenttel, és akkor kevesebb lesz a csalódás.

És milyen más okok okozhatják még a projektek bukását?

Például az a tévedés, hogy a projektvezetőnek kell egyedül megoldania mindent. Neki nem kell polihisztornak lennie, hanem a csapatából kell kihoznia a legtöbbet, erről szól a projektmenedzselés.
Ez nem egy one man show, ahol utasításokkal dolgozunk, itt egy csapatmunka eredményéről van szó. Ezt mindig nagyon hangsúlyozom, és elmondom azt is, hogyan csináljuk. Bemutatom a workshopok technikáit, és egy konkrét mintaprojekttel dolgozunk, azon keresztül próbálják ki a résztvevők a főbb lépéseket.

Beviszel egy esettanulmányt, akár még az emberi szituációkra is?

Van olyan példa, amit konkrét esettanulmány formájában mutatok be, de a képzést elsősorban az jellemzi, hogy a résztvevők a gyakorlatban próbálják ki a tanultakat egy mintaprojekten.
Először brainstormingolnak, hogy milyen ötleteik vannak, abból még súlyozunk is. Így állapítjuk meg, hogy mi legyen a mintaprojekt. Amit ők szeretnének, azt választjuk, így lesz testreszabott a képzés.

Az egész tudásodat ott és akkor alkalmazod arra, ami a tréningrésztvevők számára a legfontosabb projektötlet?

Igen, és ők is ezt teszik. Hiszen amit én elmondok nekik elméleti háttérként, azt a főbb pontokon azonnal átültetik a gyakorlatba. A mintaprojekten megnézzük, milyenek a jó célok, csinálunk egy konkrét ütem- és erőforrás-tervrészletet, egy kockázatkezelési workshopot és így tovább. Foglalkozunk azzal is, hogy a projektérintettek, a stakeholderek milyen elvárásokkal rendelkeznek, hogyan állnak a projekthez és egymáshoz.
Tehát nem arról van szó, hogy egyszer kitaláltam egy fiktív példát, és függetlenül attól, hogy milyen a csoport, rájuk erőltetem, hogy ez lesz a mintaprojektetek.

Mi a projektmenedzser képzés legnagyobb ereje?

A már régóta dolgozó senior projektvezetők visszajelzései igazolják, hogy még ők is olyan pluszokat kapnak, melyeket sokra becsülnek. Az értékelőlapon külön megjegyzésként írják, hogy nem hitték volna, hogy ennyi minden segítheti még a munkájukat.
Olyan visszajelzést is kaptam, hogy nem is gondolták, hogy ennyi aspektusa van a projektmenedzsmentnek, és hogy ezzel a témával ilyen interaktívan és gyakorlatiasan is lehet foglalkozni.
Kifejezetten értékelik, hogy a képzést olyan személy tartja, aki nagy tapasztalattal rendelkezik és konkrét projektekből mutat példákat.

Mit takar a PMP® minősítésed?

Két évtizede dolgozom a projektmenedzsment területén, jelenleg is projektmenedzser képzés, projekttanácsadásban és projektcoachingban veszek részt. Gyakorlati tapasztalatom van többféle szektor nagy és közepes projektjeiben, ezért a képzésen nem csak azt mondom el, ami a nagykönyvben le van írva, hanem sokkal többet és praktikusan, különböző aspektusokból.
2003-ban szereztem Project Management Professional nemzetközi minősítést az amerikai székhelyű Project Management Institute-nál. Ez a nonprofit világszervezet a szakma fejlesztésének céljából jött létre.
A PMP® minősítésnek nagy presztízse van, már csak azért is, mert háromévente meg kell újítani továbbképzéseken való részvétel, a szakma gyakorlása és önfejlesztés formájában.
Egy projekt sikeréhez kell a jó módszertan, viszont emellett rendkívül fontos, hogy motiváltak legyenek a szereplők, jól kommunikáljanak, hajlandók legyenek együttműködni és ennek megfelelő formáit kitalálják. Enélkül a legszebb módszertan sem fog működni.
Ezért a tréningbe minden esetben beépítem az emberi tényezőkkel kapcsolatos tanulást is.

Ha szeretnéd fejleszteni saját magadat vagy kollégáidat, és így hatékonyabbá és eredményesebbé válni, kattints ide!
Teljes tréningkínálatunkat itt találod.
Iratkozz fel hírlevelünkre, hogy első kézből értesülhess színvonalas újdonságainkról!