Az irodavezető az iroda motorja
(M)Ilyen irodavezetőket, vezetői asszisztenseket keresnek a cégek?
Az irodavezető a cég lelke és motorja. Néha beszerző, vezetői asszisztens, vagy programmenedzser. De mindenképpen a cég egyik meghatározó szereplője.
Mitől válhat valóban meghatározhatóvá és nélkülözhetetlenné?
Több mint egy évtizedes – Irodavezető képzés – tapasztalatunk alapján gyűjtöttük össze azokat a nélkülözhetetlen kompetenciákat, amelyek a jó irodavezetőt jellemzik.
1. Jó szervezőkészség és időgazdálkodás
A jó szervezési készségekkel rendelkező irodavezetők sokrétű és összetett feladatokat is könnyedén megoldanak. Tudják rangsorolni a teendőket, és megtanulják kizárni azokat a zavaró tényezőket, amelyek befolyásolhatják a munkafolyamatokat.
2. Pontos és egyértelmű kommunikáció
A felsővezetés támogatása, megértése rutint igényel. A legfontosabb, hogy pontosan megértsük, mit is szeretne a vezető. Egyértelmű fogalmazás, rövid és tömör, de lényegre törő kommunikáció az egyik legnagyobb erőssége az irodavezetőnek.
3. Empátia és diplomáciai érzék
Az irodavezető amellett, hogy a vezetőjét operatívan támogatja, kezeli a napirendjét, fogadja a beérkező megkereséseket, mérlegel és reagál. A jó irodavezető pontosan ismeri a kompetenciáit, a felelősségi- és hatáskörét. Tudja, mi az a hír, hívás, amit akkor is továbbítani kell, ha éppen az ügyvezető fontos tárgyaláson ül és mi az, amivel nem terheli őt. Felismeri, mit és kinek delegálhat, kitől és mit kérhet számon.
4. Megbízhatóság
A vezető közvetlen munkatársa gyakran hozzáfér érzékeny információkhoz, ezért fontos, hogy megbízható és diszkrét legyen. Tudja kinek mit mondhat és mi az, ami nem tartozik másra, csak a vezetőjére. Amellett, hogy szűri az információkat vezető és munkatársak között mindkét irányban, a belső kommunikációban képes befolyásolni az irodán belüli hangulatot és fegyelmet.
5. Proaktivitás és rugalmasság
Az irodavezetőnek nemcsak reagálnia kell a felmerülő problémákra, hanem előre is kell gondolkodnia, hogy megelőzze azokat, és javaslatokat tegyen az iroda hatékonyságának növelésére. Váratlan helyzetek szinte minden nap felmerülnek. A megoldásukhoz rugalmasság és kreativitás szükséges.
6. Vezetői készségek
A jó irodavezetőnek tekintélye van, de ugyanakkor példakép is. Gyakran delegál feladatot és irányítja az iroda munkatársait. A munkahelyi problémák és egyéni igények esetén hozzá lehet fordulni. Ezért nagy hasznát veszi az olyan készségeknek, mint a motiválás és problémamegoldás.
Ezen tulajdonságok kombinációja lehetővé teszi, hogy az irodavezető sikeresen működtesse az irodát, támogassa a vezetőjét és a csapatot és hozzájáruljon az adminisztráció hatékonyságához.
A jó hír az, hogy ezek a képességek fejleszthetőek!
Irodavezetés felsőfokon – Minőségi Office Management
online képzésünk október 19.-én indul!
